Dzisiejsze firmy są bardziej konkurencyjne niż kiedykolwiek, co oznacza, że musisz myśleć nieszablonowo, aby pozostać na czele gry. Co to oznacza dla Ciebie? Nie możesz po prostu usiąść i mieć nadzieję, że Twoja firma odniesie sukces przez przypadek. Zamiast tego, musisz zidentyfikować obszary, w których Twoja firma może być bardziej wydajna i usprawnić proces, aby nie pochłaniał on tak wiele czasu. W końcu czas to pieniądz! Aby zoptymalizować procesy biznesowe i zwiększyć wydajność, rozważ wdrożenie jednej lub więcej z tych trzech wskazówek:

Zmień swój punkt widzenia

Pierwszym krokiem do zwiększenia efektywności jest zmiana punktu widzenia. Oznacza to, że musisz podejść do każdego procesu w swojej firmie ze świeżą perspektywą. Porzuć swoje założenia dotyczące tego, jak powinno się to robić. Zamiast tego, spójrz na każdy proces krytycznym okiem i zrób krok do tyłu, aby zobaczyć, czy jest lepszy sposób.

Nie bój się eksperymentować. Nie masz nic do stracenia próbując nowych rzeczy, a wszystko do zyskania. Możesz odkryć nowy, lepszy sposób na wykonanie zadania lub stwierdzić, że dany proces jest zbędny. Jeśli nie wnosi on wartości dodanej do Twojej firmy, pozbądź się go!

Automatyzuj rzeczy, które możesz

Automatyzacja może być świetnym sposobem na zwiększenie efektywności i zmniejszenie kosztów. Poprzez automatyzację procesów, które nie wymagają udziału człowieka, możesz zmniejszyć czas i wysiłek potrzebny do ich wykonania. Możesz również ustandaryzować proces, aby każdy w firmie wykonywał te same kroki, co zmniejsza ryzyko popełnienia błędu przez człowieka.

Szukaj obszarów, w których możesz wykorzystać technologię do zautomatyzowania procesów. Jeśli na przykład odbierasz dużo telefonów, możesz skorzystać z wirtualnego call center, aby skrócić czas poświęcony na każdą rozmowę. Jeśli musisz wysyłać wiele e-maili, możesz zautomatyzować ten proces, tworząc narzędzie do masowego wysyłania e-maili, które pozwala na wysyłanie wiadomości do wielu osób jednocześnie.

Znajdź swoje wąskie gardła

Aby zwiększyć efektywność, ważne jest, aby zidentyfikować wąskie gardła swojej firmy. Wąskie gardło to część procesu biznesowego, która zajmuje nieproporcjonalnie dużo czasu lub zasobów. Zazwyczaj jest to część procesu, która ogranicza przepływ pracy przez system. Możesz znaleźć swoje wąskie gardła zadając kilka kluczowych pytań, w tym: Jakie procesy trwają najdłużej? Które działy lub osoby są najbardziej zajęte? Gdzie brakuje zasobów?

Kiedy już zidentyfikujesz, które procesy są najwolniejsze, możesz spróbować znaleźć sposoby na ich usprawnienie. Być może trzeba będzie zatrudnić nowych ludzi, zwiększyć liczbę godzin pracy obecnych pracowników lub znaleźć sposób na skrócenie czasu potrzebnego do wykonania zadania.

Wnioski.

Firmy muszą być wydajne, ale muszą też być w stanie dostosować się do ciągle zmieniających się okoliczności. Dlatego ważne jest, aby być elastycznym podczas ulepszania procesów biznesowych. Nie można narzucać swojej woli każdemu działowi i mówić mu, jak ma postępować. Zamiast tego należy z nimi współpracować, obserwować ich procesy i oferować sugestie dotyczące ulepszeń. Ponadto należy być otwartym na nowe pomysły i sugestie ze strony pracowników. Współpraca prowadzi do lepszych wyników i bardziej wydajnej firmy.